Prozessdokumentation erstellen lassen
Bevor irgendetwas automatisiert wird, bringen wir deinen Prozess sauber zu Papier. Ideal, wenn Wissen nur in Köpfen steckt, neue Mitarbeitende eingearbeitet werden oder ihr für ein Audit eine ordentliche Dokumentation braucht.
Anfrage startenWarum eine Prozessdokumentation sinnvoll ist
In vielen Betrieben weiß genau eine Person, wie ein Ablauf wirklich funktioniert. Fällt sie aus oder geht sie, fehlt das Wissen. Eine gute Prozessdokumentation macht sichtbar, wer was wann mit welchem System tut, und wo Zeit verloren geht.
Du kannst bei der Dokumentation aufhören und sie zur Einarbeitung, für Audits oder als Grundlage für eigene Verbesserungen nutzen. Oder du nutzt sie als Startpunkt für die Automatisierung.
Was du bekommst
- Aufnahme vor Ort oder online mit den Leuten, die den Prozess wirklich machen
- Ablaufdiagramm mit allen Schritten, Rollen und Übergaben
- Verwendete Systeme, Dokumente und Schnittstellen
- Schritt-für-Schritt-Arbeitsanweisung zum Nachschlagen und Einarbeiten
- Liste der Schwachstellen und Automatisierungspotenziale
- Übergabe als PDF plus bearbeitbare Datei, die euch gehört
So läuft die Prozessaufnahme ab
Erstgespräch
Du beschreibst kurz, um welchen Prozess es geht. Wir melden uns innerhalb von 48 Stunden mit einer Einschätzung und einem Festpreis.
Aufnahme
Ein bis zwei halbe Tage vor Ort oder online mit den Beteiligten. Wir fragen nach, wie es wirklich läuft, nicht wie es im Handbuch steht.
Ausarbeitung
Wir erstellen Ablaufdiagramm, Arbeitsanweisung und Schwachstellenliste und stimmen sie mit dir ab.
Übergabe
Du bekommst alles als PDF und bearbeitbare Datei. Die Dokumentation gehört dir.
Festpreis und Anrechnung
Die Prozessdokumentation hat einen Festpreis, der vorab vereinbart wird. Wenn du den Prozess danach mit uns automatisierst, wird der Betrag angerechnet. Du zahlst die Analyse also nicht doppelt.
Für wen sich eine Prozessdokumentation lohnt
- Betriebe, in denen wichtiges Wissen an einer einzigen Person hängt
- Teams, die neue Mitarbeitende schneller einarbeiten wollen
- Unternehmen, die vor einer Automatisierung erst verstehen wollen, was eigentlich passiert
- Betriebe, die eine Übergabe, einen Generationswechsel oder einen Systemwechsel planen
- Alle, die bei Fehlern oder Beschwerden nachvollziehen wollen, wo es hakt
Typische Fehler bei der Prozessdokumentation
Viele Dokumentationen landen in einem Ordner und werden nie wieder geöffnet. Der häufigste Grund: Sie beschreiben den Soll-Prozess aus Sicht der Führung, nicht den Ist-Prozess aus Sicht der Leute, die ihn täglich machen. Deshalb sprechen wir immer mit denen, die die Arbeit wirklich erledigen.
Ein zweiter Fehler ist zu viel Detail an der falschen Stelle. Eine Arbeitsanweisung über zwanzig Seiten liest niemand. Wir halten Ablaufdiagramm und Arbeitsanweisung so knapp, dass man sie im Alltag nutzt, und sammeln Schwachstellen separat, damit sie nicht untergehen.
Drittens fehlt oft eine verantwortliche Person, die die Dokumentation aktuell hält. Wir empfehlen, das gleich zu Beginn festzulegen.
Von der Dokumentation zur Automatisierung
Eine saubere Prozessdokumentation ist die beste Grundlage für jede Automatisierung. Sie zeigt, welche Schritte festen Regeln folgen und welche Entscheidungen ein Mensch treffen muss. Genau diese Trennung brauchen wir, um einen Workflow zu bauen, der im Alltag funktioniert.
Deshalb ist die Dokumentation bei uns Stufe 1. Wenn du danach automatisieren willst, wird der Preis der Dokumentation angerechnet. Wenn nicht, hast du trotzdem ein klares Bild deines Prozesses und eine Liste mit Verbesserungen, die du auch ohne Technik umsetzen kannst.
Selbst starten
Du willst erst selbst prüfen, wo es hakt? Das Prozess-Audit-Toolkit in Excel führt dich strukturiert durch die Analyse deiner Abläufe.
Häufige Fragen
Lass uns über deinen Prozess sprechen.
Beschreib uns in zwei Sätzen, wo es hakt. Du bekommst innerhalb von 48 Stunden eine ehrliche Einschätzung und danach einen Festpreis.
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