n8n vs. Make vs. Zapier: Was passt zum Mittelstand?

Die drei Plattformen im Überblick

Zapier ist der Klassiker: sehr einfach zu bedienen, mit einer riesigen Auswahl an Verbindungen zu anderen Programmen. Ideal für einfache Abläufe nach dem Muster "wenn das passiert, mach jenes". Zapier läuft ausschließlich als Cloud-Dienst.

Make, früher Integromat, bietet einen visuellen Editor, in dem sich auch verzweigte Abläufe gut darstellen lassen. Make ist flexibler als Zapier bei komplexeren Szenarien und läuft ebenfalls als Cloud-Dienst, mit der Möglichkeit, Daten in einem EU-Rechenzentrum verarbeiten zu lassen.

n8n stammt aus Berlin und kann sowohl in der Cloud als auch auf einem eigenen Server betrieben werden. Es richtet sich an Nutzer, die mehr Kontrolle wollen, und erlaubt neben fertigen Bausteinen auch eigenen Code.

Vergleichstabelle

Preise und Tarife ändern sich regelmäßig, deshalb verzichten wir bewusst auf konkrete Zahlen. Prüfe die aktuellen Konditionen direkt beim Anbieter.

Datenschutz: der entscheidende Unterschied für viele Betriebe

Für viele Unternehmen im Mittelstand ist die Frage, wo Kundendaten, Rechnungen oder Personaldaten verarbeitet werden, wichtiger als jede Funktion. Bei Zapier und Make liegen die Daten beim jeweiligen Anbieter, du brauchst einen Auftragsverarbeitungsvertrag und solltest prüfen, wo die Daten verarbeitet werden.

n8n lässt sich auf einem Server in Deutschland betreiben, den du selbst kontrollierst. Damit bleibt die Verarbeitung in deiner Hand. Das bedeutet aber auch Verantwortung: Updates, Sicherungen und Zugriffsrechte müssen geregelt sein.

Kostenmodell verstehen

Zapier und Make rechnen nach Verbrauch ab, also nach der Zahl der ausgeführten Schritte oder Vorgänge. Bei vielen kleinen Abläufen ist das günstig, bei hohem Volumen können die Kosten deutlich steigen.

Bei n8n im Self-Hosting zahlst du vor allem für den Server und den Betrieb. Beachte die Lizenzbedingungen von n8n, die für die interne Nutzung im eigenen Unternehmen gedacht sind. Bei hohem Volumen kann Self-Hosting kalkulierbarer sein, dafür kommt Aufwand für Pflege hinzu.

Entscheidungshilfe

Drei typische Szenarien und welche Plattform passt

Wechsel zwischen den Plattformen

Viele Betriebe starten mit Zapier oder Make und stellen später fest, dass die Kosten mit dem Volumen steigen oder Datenschutzanforderungen strenger werden. Ein Wechsel zu n8n ist möglich, aber kein Knopfdruck: Workflows müssen neu gebaut werden, weil es keinen direkten Import zwischen den Plattformen gibt.

Der Aufwand hält sich in Grenzen, wenn die Abläufe dokumentiert sind. Dann ist klar, welche Schritte, Regeln und Ausnahmen übernommen werden müssen. Ohne Dokumentation wird der Wechsel zur Suche nach dem, was der alte Workflow eigentlich alles gemacht hat.

Faktoren, die oft unterschätzt werden

Diese Punkte entscheiden im Alltag oft mehr über den Erfolg als die Anzahl der verfügbaren Integrationen.

• Wartung: Wer kümmert sich um Updates, Fehlermeldungen und geänderte Schnittstellen?
• Fehlerbehandlung: Was passiert, wenn ein Schritt scheitert, und wer bekommt Bescheid?
• Rechte und Zugänge: Wer darf Workflows ändern, und wo liegen Passwörter und API-Schlüssel?
• Abhängigkeit: Kannst du deine Workflows mitnehmen, wenn du den Anbieter wechselst?
• Lernkurve: Wie schnell kann sich jemand im Team einarbeiten, wenn die ursprüngliche Person nicht mehr da ist?

Unsere Erfahrung aus der Praxis

Wir setzen für unsere Assistenten n8n ein, weil wir damit KI, E-Mail, Excel, CRM und ERP flexibel verbinden und den Betrieb auf Wunsch in Deutschland halten können. Wenn du selbst einsteigen willst, hilft dir unser kostenloser n8n Spickzettel mit den 20 wichtigsten Nodes.

Ein Ablauf, drei Plattformen

Nehmen wir einen typischen Ablauf: Eine Anfrage kommt über das Website-Formular, wird per KI eingeordnet, landet in einer Tabelle und löst einen Antwortentwurf aus. In Zapier ist das mit wenigen Klicks gebaut, die Kosten richten sich nach der Zahl der ausgeführten Schritte. In Make sieht man den Ablauf als übersichtliches Diagramm, Verzweigungen sind gut darstellbar.

In n8n ist der Aufbau ähnlich visuell, zusätzlich lassen sich eigene Datenaufbereitung, Fehlerpfade und KI-Schritte sehr fein steuern. Läuft n8n auf einem eigenen Server, verlassen die Anfragedaten die eigene Umgebung nur für die Schritte, die du bewusst freigibst.

Fazit

Es gibt keine Plattform, die für jeden Betrieb die beste ist. Zapier punktet mit Einfachheit, Make mit visueller Übersicht und gutem Preis-Leistungs-Verhältnis bei mittlerem Volumen, n8n mit Kontrolle, Flexibilität und der Möglichkeit zum Self-Hosting. Für mittelständische Betriebe mit sensiblen Daten und wachsenden Anforderungen ist n8n aus unserer Sicht häufig die zukunftssicherere Wahl. Wenn du unsicher bist, besprechen wir das gern gemeinsam anhand deines konkreten Prozesses.