Kontakt-Rezeption
Anfragen und Notfälle werden sofort sortiert: Notfall an die Bereitschaft, alles andere als Entwurf, Auftrag und Wiedervorlage.
Die Kontakt-Rezeption ist ein KI-Assistent für Betriebe, bei denen Anfragen über Website, Telefon und Mail reinkommen und niemand Zeit hat, sie sofort zu sortieren. Sie erkennt Notfälle und leitet sie in Sekunden weiter, ordnet alle anderen Anfragen ein, schreibt einen Antwortentwurf und fasst nach, wenn ein Angebot offen bleibt.
- 12 Mitarbeitende
- ca. 30 Anfragen pro Woche
- Heizung, Bad, Klima, Wartung
- Notdienst für Stammkunden
Wo es vorher gehakt hat.
SHK-Betrieb (Sanitär, Heizung, Klima) mit 12 Mitarbeitenden und Bereitschaftsdienst, ca. 30 Anfragen pro Woche über Formular, Telefon und Mail.
Vorher
- Notfälle (Gasgeruch, Rohrbruch, Heizungsausfall) und normale Anfragen landen im selben Postfach. Der Notfall wartet, bis jemand liest.
- Gewerk, Objekt und Dringlichkeit werden von Hand herausgesucht. Stammkunden und ihre Anlagen werden doppelt angelegt.
- Die Antwort hängt davon ab, wer gerade im Büro ist. Teilweise vergehen Tage.
- Angebote werden nur nachgefasst, wenn jemand daran denkt. Der Wochenüberblick entsteht von Hand.
Nachher
- Notfälle gehen in Sekunden per Mail an die Bereitschaft, mit Telefonnummer und Objekt.
- Gewerk und Dringlichkeit sind sofort eingeordnet, Stammkunden werden erkannt.
- Jede Anfrage hat nach wenigen Sekunden einen Antwortentwurf mit Terminvorschlag.
- Nachfassen läuft automatisch, der Wochenreport kommt montags per Mail.
So arbeitet die Kontakt-Rezeption.
Formular mit Notfall-Weiche, Einordnung nach Gewerk, Dublettencheck, Antwortentwurf, Auftrags-CRM, automatisches Nachfassen und Montagsreport.
Anfrage kommt rein
Formular auf der Website: Name, Objekt oder Adresse, Telefon, Anliegen.
Eingerichtet und übergeben
- Anfrageformular mit Anbindung an n8n
- Notfall-Weiche mit sofortiger Mail an die Bereitschaft
- Vier Workflows: Anfrage erfassen, Nachfassen, Wochenreport, Fehlermeldung
- Google Sheet als Auftrags-CRM mit Protokoll jeder Aktion
- Antwort- und Nachfass-Entwürfe in Gmail, nichts geht ohne Freigabe raus
- Montagsreport per Mail, Fehlermeldung bei Störungen
Unter der Haube: der Workflow in n8n.
Hinter dem Assistenten arbeitet ein Workflow. Jeder Kasten ist ein Baustein, die Pfeile zeigen den Weg einer Meldung. An den Weichen entscheidet eine feste Regel.
Seitlich wischen, um den ganzen Ablauf zu sehen.
Formular, Notfall-Weiche, Dublettencheck gegen das CRM, Antwortentwurf, CRM-Eintrag, Hinweis und Protokoll.
Rund 7,3 Stunden pro Woche zurück.
Wochenaufwand vorher und nachher
- Anfragen erfassen, einordnen, beantworten6,00 → 1,00 h
- Notfälle erkennen und weiterleiten0,67 → 0,07 h
- Nachfassen bei offenen Angeboten1,20 → 0,20 h
- Wochenübersicht zusammenstellen0,75 → 0,08 h
Annahmen der Modellrechnung
- 30 Anfragen pro Woche, 12 Minuten manuell je Anfrage (erfassen, einordnen, antworten), danach 2 Minuten zum Prüfen des Entwurfs.
- 4 Notfallmeldungen pro Woche, 10 Minuten bis zur Weitergabe an die Bereitschaft, danach praktisch sofort (etwa 1 Minute Kontrolle).
- 12 offene Angebote pro Woche, 6 Minuten je Nachfassen, danach 1 Minute.
- Wochenübersicht: 45 Minuten von Hand, danach 5 Minuten Lesen.
- 46 Arbeitswochen pro Jahr, 45 Euro interne Kosten pro Stunde.
Das Projekt ist anonymisiert und vereinfacht dargestellt. Echte Werte hängen von deinem Volumen und deinen Abläufen ab. Wir rechnen sie gern mit dir durch.
Häufige Fragen zur Kontakt-Rezeption
Du hast einen ähnlichen Ablauf?
Dieser Assistent wurde für sein Szenario gebaut. Wir passen ihn schnell an deinen Betrieb an: deine Formulare, deine Kategorien, deine Tools. Melde dich mit zwei Sätzen, wir antworten innerhalb von 48 Stunden.