Reklamations-Assistent
Er prüft Schadensfotos per KI, hält den Spediteur fristgerecht haftbar und bereitet die DHL-Schadensanzeige vor.
Der Reklamations-Assistent ist ein KI-Assistent für Hersteller und Händler, bei denen Reklamationen mit Fotos über mehrere Postfächer reinkommen. Er legt jeden Fall mit Zeitstempel an, prüft die Fotos per KI auf einen Schaden, schickt bei Transportschaden sofort die Haftbarhaltung an den Spediteur, bereitet die DHL-Schadensanzeige vor und behält alle Fristen im Blick.
- 50 bis 70 Mitarbeitende
- ca. 15 Reklamationen pro Woche
- Lieferung in Gebinden und IBC
- Versand per Spedition und DHL
Wo es vorher gehakt hat.
Mittelständischer Chemie-Hersteller mit 50 bis 70 Mitarbeitenden, ca. 15 Reklamationen pro Woche zu Lieferungen an Industriekunden.
Vorher
- Reklamationen kamen über Vertrieb, Kundenservice und Sammelpostfächer, die Fotos hingen irgendwo als Anhang dran.
- Ob auf den Fotos überhaupt ein Schaden zu sehen ist, hat jemand von Hand geprüft. Oft erst Tage später.
- Haftbarhaltung an den Spediteur und DHL-Schadensanzeige wurden einzeln geschrieben, manchmal erst nach Ablauf der 7-Tage-Frist.
- Häufungen bei einer Charge und sicherheitsrelevante Meldungen fielen spät auf.
Nachher
- Jede Reklamation ist mit Zeitstempel, Lieferschein, Charge, Sendungsnummer und Fotos dokumentiert.
- Die KI prüft die Fotos auf einen Schaden. Nur sichere Befunde laufen automatisch weiter, alles andere prüft die QS.
- Bei Transportschaden ist die Haftbarhaltung am selben Tag beim Spediteur, die DHL-Schadensanzeige liegt fertig vor.
- Chargen-Häufungen und sicherheitsrelevante Meldungen gehen sofort an die QS, Fristen überwacht der Fristenwächter.
So arbeitet der Reklamations-Assistent.
Formular mit Fotos, KI-Schadensprüfung mit Confidence-Schwelle, automatische Haftbarhaltung an den Spediteur, fertige DHL-Schadensanzeige, Chargen-Warnung, Fristenwächter und Monatsauswertung.
Reklamation mit Fotos
Formular mit Lieferschein, Charge, Sendungsnummer und Fotos. Der Eingang wird mit Zeitstempel dokumentiert.
Eingerichtet und übergeben
- Reklamationsformular mit Foto-Upload, angebunden an n8n
- KI-Schadensprüfung mit einstellbarer Confidence-Schwelle (Standard 80 %)
- Automatische Haftbarhaltung an den Spediteur nach § 438 HGB, in Textform mit Fotos
- Fertige DHL-Schadensanzeige mit allen Angaben für das Geschäftskundenportal
- Rückfrage an den Kunden ohne erkennbaren Schaden, QS-Prüfung bei unklarem Befund
- Fall-Tabelle, Fristenwächter, Monatsauswertung und Fehlermeldung
Unter der Haube: der Workflow in n8n.
Hinter dem Assistenten arbeitet ein Workflow. Jeder Kasten ist ein Baustein, die Pfeile zeigen den Weg einer Meldung. An den Weichen entscheidet eine feste Regel.
Seitlich wischen, um den ganzen Ablauf zu sehen.
Formular mit Fotos, KI-Schadensprüfung, Weiche nach Befund, Haftbarhaltung an den Spediteur, DHL-Schadensanzeige, Eingangsbestätigung, Fall-Tabelle und Protokoll.
Rund 9,9 Stunden pro Woche zurück.
Wochenaufwand vorher und nachher
- Fall anlegen, einordnen, Fristen setzen3,00 → 0,50 h
- Schadensfotos sichten1,00 → 0,15 h
- Haftbarhaltung und DHL-Schadensanzeige2,50 → 0,30 h
- Eingangsbestätigung schreiben1,50 → 0,25 h
- Intern weiterleiten und nachhaken2,00 → 0,25 h
- Fristen im Blick behalten0,83 → 0,10 h
- Auswertung nach Ursache und Charge0,70 → 0,10 h
Annahmen der Modellrechnung
- 15 Reklamationen pro Woche, 12 Minuten manuell je Fall zum Anlegen, Einordnen und Fristen setzen, danach 2 Minuten zum Prüfen.
- Schadensfotos sichten 4 Minuten je Fall, danach nur noch bei unklarem Befund.
- 6 Transportschäden pro Woche, je 25 Minuten für Haftbarhaltung und DHL-Schadensanzeige, danach 3 Minuten Kontrolle.
- Eingangsbestätigung 6 Minuten manuell, danach 1 Minute. Weiterleiten und Nachhaken 8 Minuten, danach 1 Minute.
- Fristenkontrolle täglich 10 Minuten, danach 2 Minuten. Auswertung monatlich 3 Stunden, danach etwa 25 Minuten.
- 46 Arbeitswochen pro Jahr, 45 Euro interne Kosten pro Stunde.
Das Projekt ist anonymisiert und vereinfacht dargestellt. Echte Werte hängen von deinem Volumen und deinen Abläufen ab. Wir rechnen sie gern mit dir durch.
Häufige Fragen zum Reklamations-Assistenten
Du hast einen ähnlichen Ablauf?
Dieser Assistent wurde für sein Szenario gebaut. Wir passen ihn schnell an deinen Betrieb an: deine Formulare, deine Kategorien, deine Tools. Melde dich mit zwei Sätzen, wir antworten innerhalb von 48 Stunden.